LAND VERSCHÄRFT SEINE INTERNEN KONTROLLMECHANISMEN
Mehrstufiges System wird eingeführt
Als eine Folge der Finanzcausa verschärft das Land Salzburg seine internen Kontroll-Systeme massiv. Als erster Schritt wurde bereits die Buchhaltung von der Finanzabteilung getrennt und bei der Landesamtsdirektion angesiedelt. Die politische Zuständigkeit für die Buchhaltung liegt nun beim Landeshauptmann und nicht mehr beim Finanzreferenten, womit eine saubere organisatorische und politische Trennung dieser Bereiche bereits vollzogen wurde.
In der Wirtschaftsabteilung des Landes wurde in den vergangenen Monaten ein Pilotprojekt für ein Internes Kontrollsystem (IKS) durchgeführt. Dieses soll im nächsten Jahr in der gesamten Landesverwaltung und in den Bezirkshauptmannschaften eingeführt werden. Eine weitere wichtige Kontrollinstanz ist die neu aufgestellte Interne Revision, die ebenfalls in der Landesamtsdirektion angesiedelt ist und ein Instrument der Landesregierung beziehungsweise der Landesamtsdirektion darstellt. Dazu kommen noch die Prüfungen durch die Rechnungshöfe von Land und Bund als „externe“ Kontrollmechanismen.
Die neue Interne Revision soll spätestens im März 2014 voll einsatzfähig sein. Die Einführung von einem IKS in den Abteilungen und Bezirkshauptmannschaften soll schrittweise im Laufe des Jahres 2014 erfolgen. Zudem starten im nächsten Jahr die Umstellung des Landeshaushaltes auf die doppelte Buchführung und die Einführung von Bilanzierungsgrundsätzen.
„Durch dieses mehrstufige System verfügen wir nun über zeitgemäße Kontrollinstanzen. Es gilt, die Einführung und Implementierung mit Hochdruck und konsequent voranzutreiben“, so Landeshauptmann Dr. Wilfried Haslauer heute, Donnerstag, 12. Dezember, bei einem Informationsgespräch nach der Regierungssitzung, in der die notwendigen Beschlüsse dazu gefasst wurden.
„Wir befinden uns in einem Kulturwandel, der sich nicht in wenigen Monaten abschließen lässt. Die Risikovorsorge wurde über Jahre vernachlässigt. Loyalität und das Vertrauen in Personal und Führungskräfte sind wichtig, aber nicht ausreichend. Kontrolle ist nicht Misstrauen, sondern es braucht eine neue Unternehmenskultur für die Verwaltung. Kritische Fragen sind kein Querulantentum, sondern schlichtweg notwendig“, fasste Landeshauptmann-Stellvertreterin Dr. Astrid Rössler die Notwendigkeit einer intensiven Auseinandersetzung mit Kontrollinstrumenten in der Verwaltung zusammen.
Dieses Change-Management brauche Anstrengung und Zeit, aber der Weg dazu sei bereitet. Ein großer Erfolg wurde bereits geschafft: und zwar mit der monatlichen Berichtspflicht im Finanzüberwachungsausschuss an den Landtag. „Dieses Berichtsinstrument hat sich bereits bewährt“, so Rössler. Die Beschlüsse, die der Untersuchungsausschuss zur Finanzcausa gefasst hat, müssten nun abgearbeitet werden. „Ich sehe mich als ehemalige Vorsitzende des Untersuchungsausschusses nun in der Rolle, die Umsetzung dieser Beschlüsse zu forcieren.“
„Die Maßnahmen IKS und Interne Revision Neu sind als logische Konsequenz des Finanzskandals dringend erforderlich“, ist auch Landesrat Hans Mayr überzeugt: „In der Struktur des Wohnbaufonds wird es ebenfalls zu Maßnahmen kommen, da die Finanzcausa organisatorische Mängel des Wohnbaufonds – vor allem bei der Aufgabenaufteilung zwischen der Finanzabteilung und der Wohnbauabteilung – zutage gebracht hat. Der Wohnbaufonds muss transparent und nachvollziehbar gemacht werden und es müssen effiziente Kontrollen eingesetzt werden.
"IKS – Internes Kontrollsystem
„Bei dem Projekt IKS geht es darum, abteilungsübergreifende und einheitliche Standards für interne Abläufe beziehungsweise Prozesse zu definieren und gleichzeitig den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern genügend Raum für individuelle Arbeit zu lassen“, erläuterte Landeshauptmann Haslauer. In der Wirtschaftsabteilung wurde IKS bereits erfolgreich bei den Förderprozessen angewendet, wo nach der Festlegung von einheitlichen Standards beziehungsweise Qualitätskriterien eine Analyse und Dokumentation der definierten Prozesse erfolgt ist. Laufende Kontrollen stellen die Ordnungsmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit der Prozesse sicher. Bei Abweichungen kann eingegriffen und der Ablauf optimiert werden.
Evaluierung und Weiterentwicklung mit externen Experten
Bei diesem Pilotprojekt wurde nach dem Vorbild der bestehenden zentralen Lösung auf Bundesebene vorgegangen. Die Evaluierung und Weiterentwicklung des IKS erfolgte in Zusammenarbeit mit der KPMG, einem weltweiten Netzwerk von Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsunternehmen. Dabei wurden die Förderungsprozesse analysiert, kritisch beurteilt, ob der Kontrollaufwand und das Risikopotenzial in einem angemessenen Verhältnis stehen und geprüft, inwiefern das bestehende IKS der Wirtschaftsabteilung definierten Zielsetzungen gerecht wird, wirksam, effizient und nachvollziehbar ist und damit auch den maßgeblichen Standards entspricht.
Die KPMG legte ihrer Prüfungstätigkeit das Organisationshandbuch der Wirtschaftsabteilung zugrunde, wertete die Daten der Förderungssoftware der Wirtschaftsabteilung aus, nahm stichprobenartig Einsicht in Förderungsakte und hielt Workshops und Besprechungen mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Wirtschaftsabteilung ab. Ziel war, zu überprüfen, ob eine angemessene Funktionstrennung vorliegt, ob bei wesentlichen Vorgängen das Vier-Augen-Prinzip (Gegenkontrolle) eingehalten wird, ob die dokumentierten Risiken durch entsprechende Kontrollen abgedeckt sind, ob die Kontrollen entsprechend ihrer Beschreibung durchgeführt und ob ein Nachweis der Kontrollen geführt wird.
Die KPMG kommt in ihrem Prüfbericht zu dem Ergebnis, dass der Reifegrad des IKS der Wirtschaftsabteilung den Anforderungen an ein gut dokumentiertes internes Kontrollsystem entspricht und sogar den definierten Sollzustand übersteigt. Optimierungsvorschläge der KPMG betreffen weitere Standardisierungen bei der Förderabwicklung, die Implementierung von automatischen Kontrollen in der Fördersoftware und eine gemeinsame Datenbank aller betroffenen Förderabteilungen des Amtes der Landesregierung einzurichten, um das Risiko von Mehrfachförderungen vollständig zu eliminieren. Die Wirtschaftsabteilung arbeitet bereits an deren Umsetzung.
Interne Revision neu
Durch die Änderung der Geschäftseinteilung des Amtes der Salzburger Landesregierung wird die Interne Revision in die Landesamtsdirektion eingegliedert. Durch die Trennung der Revision von anderen Dienststellen sind Objektivität und Unabhängigkeit aber auch Transparenz bei der Wahrnehmung der Kontrollaufgaben sichergestellt. „Es handelt sich somit um ein eigenes Kontrollinstrument, das von der Landesregierung bzw. vom Landesamtsdirektor beauftragt wird. Es ist wichtig, dass wir künftig eine stabile und kontinuierliche interne Kontrolle durch eine eigene Revisionsstelle haben“, so Landeshauptmann Haslauer.
In das Konzept wurden die Ergebnisse einer Länderumfrage einbezogen, aber auch konkrete Empfehlungen des Rechnungshofes des Bundes sowie die IIA Standards für die Arbeit der internen Revisionen.
Der Zuständigkeitsbereich der Internen Revision bezieht sich auf die Dienststellen des Amtes der Landesregierung und die nach der Geschäftseinteilung dem Amt angegliederten Einrichtungen, die Bezirkshauptmannschaften sowie die Sonderverwaltungsbehörden.
„Durch die strikte Trennung vom Controlling, das einen in die Arbeits- und Betriebsabläufe eingebetteten Prozess darstellt, werden die Prüfaufgaben der Internen Revision ausschließlich von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wahrgenommen werden, die an den vorhergehenden Prozessen nicht beteiligt waren. Da die Interne Revision damit ihre Aufgaben im Nachhinein durchführt, ist die Unabhängigkeit und Unbefangenheit in der Prüftätigkeit gegeben. Durch einen Abbau von Linienaufgaben durch die Revision wie den Bedienstetenschutz bzw. der Angelegenheiten des Stiftungs- und Fondswesens ist eine Fokussierung auf die Kernaufgaben der künftigen Innenrevision sichergestellt“, erläuterte Landesamtsdirektor Hofrat Dr. Heinrich Christian Marckhgott.
Aufgabenbereich
Neben der Prüfung von Effizienz, Effektivität, Wirtschaftlichkeit, Sparsamkeit und Gesetzmäßigkeit der Verwaltung erfolgt in Zukunft auch die Prüfung der Wirksamkeit und Funktionssicherheit der internen Kontrollsysteme. Weiters wird der Aufgabenbereich der Internen Revision um die Gebarungs- und Rechnungsprüfung sowie die Prüfung des Finanzmanagements erweitert (war auch eine Empfehlung des Rechnungshofes des Bundes). Eine weitere Aufgabe wird in der Prüfung der Maßnahmen zur Antikorruption bestehen.
Personelle Ausstattung
Abgeleitet aus Leitlinien für die Interne Revision in der Bundesverwaltung werden jeweils zwei Mitarbeiter/innen der Verwendungsgruppe a und b diese erweiterten Aufgaben wahrnehmen. Die Mitarbeiter/innen müssen Fachkenntnisse und Erfahrungen in den Bereichen Betriebswirtschaft, insbesondere für die Prüfung des Gebarungs- und Rechnungswesens, aber auch Kenntnisse in IT, Prozessmanagement und Recht haben. In einem nächsten Umsetzungsschritt wird die Leitungsposition ausgeschrieben, die aufgrund der fachlichen Anforderungen mit einem Betriebswirt besetzt wird.
Klare Spielregeln und transparente Prüfpläne
Eine kompakte und übersichtliche Revisionsordnung wird die Zuständigkeitsbereiche, die wesentlichen Aufgaben und den Revisionsablauf regeln. In einem Jahresprüfplan werden die Prüfvorhaben durch die Interne Revision auf Basis einer Risikobeurteilung erstellt. Der Jahresprüfplan wird der Landesregierung vorgelegt. Das gilt auch für die Jahresberichte, in denen die durchgeführten Prüftätigkeiten zusammengefasst werden. Gleichzeitig geben die Jahresberichte Aufschluss, inwieweit die geplanten Prüfungen tatsächlich abgearbeitet und damit die Prüfungsziele durch die Interne Revision erreicht wurden. Durch die Vorlage der Jahresprüfpläne und der Jahresberichte an die Landesregierung ist die Arbeit der Internen Revision transparent und nachvollziehbar.
